Soal UTS Matakuliah Sistem Informasi Manajemen

SOAL UTS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SOAL 

Tuliskan dan jelaskan bagaimana sistem informasi manajemen dapat memberikan sebuah mutual relation (hubungan yang saling memberi manfaat) antara pemerintah dan masyarakat. Sertakan uraian penjelasan ragam aspek dan pertimbangan pendekatan yang menyertai mutual relation tesebut. Berikan gambaran aktual dan faktual dengan menyertakan ilustrasi kasus aplikasi SIM yang pernah Anda paparkan dalam perkuliahan.

JAWABAN 

1. Tuliskan dan jelaskan bagaimana sistem informasi manajemen dapat memberikan sebuah mutual relation (hubungan yang saling member manfaat) antara pemerintah dan masyarakat.

Jawaban :

Sistem Informasi Manajemen menurut saya adalah suatu sistem yang dirancang sedemikian rupa untuk menunjang kegiatan informasi yang berhubungan dengan POAC (planning, organizing, actuating, controlling) yaitu sistem yang membantu kegiatan manajemen dalam hal merencanakan suatu tujuan, mengorganisasikan sumber daya yang ada, penggerakan dan pengawasan yang dibantu oleh suatu sistem informasi dengan teknologi yang modern yang berguna untuk membantu dalam pengambilan keputusan suatu organisasi. Menurut saya sistem informasi manajemn ini sangatlah penting baik dalam sektor swasta maupun pemerintah di bidang pelayanan publik. Sistem Informasi Manajemen sangatlah penting di bidang pemerintahan karena biaya yang cukup rendah karena bisa untuk menghemat alat tulis kantor dan juga mendukung pertumbuhan dengan jaman yang semakin modern agar tidak tertinggal oleh jaman yang serba canggih dengan daya dukung teknologi yang canggih pula.

Adapun mutual relation antara pemerintah dan masyarakat dari diterapkannya Sistem Informasi Manajemen dalam hal ini pemerintah berusaha memberikan pelayanan publik yang terbaik kepada masyarakat melalui penerapan Sistem Informasi Manajemen  dan dengan diterapkannya SIM oleh pemerintah kepada masyarakat dapat merasakan manfaat atau kepuasan terhadap pelayanan yang diberikan oleh pemerintah. Mutual relation antara pemerintah dan masyarakat diantaranya:

• Dengan diterapkannya SIM ini manfaat yang dapat diterima pemerintah dapat lebih mudah memberikan informasi seputar kegiatan pemerintah, visi misi, program kerja dan lain sebagainya sehingga dengan adanya informasi yang diberikan melalui (contohnya website pemerintah daerah) di samping itu terdapat manfaat yang didapat masyarakat yaitu masyarakat dapat lebih mengetahui apa saja informasi seputar Pemerintahan di daerahnya, mengetahui apakah kinerja pemerintah berjalan dengan baik, mengetahui apa saja yang menjadi kendala di pemerintahan daerahnya, dan informasi lainnya. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadinya tumpang tindih informasi yang mengakibatkan masyarakat melakukan demo atau tindakan anarkis.
• Dengan diterapkannya SIM ini juga manfaat lainnya bagi pemerintah adalah dapat menghemat artinya tidak terjadi pemborosan anggaran pemerintah dalam hal membeli alat tulis kantor karena sistem yang sudah menggunakan internet dan hal tersebut juga dapat mengemat kertas. Disamping itu pula dalam hal hemat biaya, yang dirasakan msyarakat dengan adanya pelayanan yang diberikan berbasis internet maka masyarakat dapat menghemat biaya transportasi untuk memenuhi keperluannya ke kantorpemerintahan terkait. Selain itu juga masyarakat dapat menghemat waktu dan tenaga, karena hanya perlu mengakses layanan yang tersedia dan dibutuhkan masyarakat tersebut dalam waktu yang relative singkat dan tidak membutuhkan tenaga yang begitu besar. Hal ini dimaksudkan agar memudahkan pemerintah dan masyarakat dalam pelayanan publik.  
• Begitu juga dengan hal transparansi, pemerintah akan lebih dapat transparan dalam hal biaya yang dikeluarkan dalam adiministrasi pelayanan publik. Di samping itu manfaat kepada masyarakat adalah masyarakat akan lebih mengetahui biaya atau anggaran yang dikeluarkan oleh pemerintah dalam administrasi pelayanan publik. Hal tersebut juga dapat meminimalisir terjadinya pungli (pungutan liar) yang kerap terjadi dilingkungan pemerintahan. 
• Terkait aplikasi tertentu yang disediakan Pemerintah daerah setempat misalnya layanan untuk menampung aspirasi dari masyarakat, hal ini tentunya akan memudahkan pemerintah agar lebih efektif dan efisien dalam bekerja menampun aspirasi masyarakat. Begitu juga manfaat yang dirasakan masyarakat ialah masyarakat kebih mudah menyampaikan aspirasinya karena sudah ada wadah atau aplikasi yang dapat diakses dengan mudah untuk menyampaikan aspirasinya. Hal ini dilakukan agar dapat membantu proses pembangunan dalam pengambilan keputusan oleh pemerintah agar tepat sasaran. 

Hal di atas merupakan beberapa gambaran mutual relation antara pemerintah dan masyarakat dalam Sistem Informasi Manajemen yang dapat saya paparkan. Masih banyak lagi mutual relation antara pemerintah dan masyarakat dalam SIM karena mengingat fungsi dan tujuan dari adanya SIM dalam hal pelayanan publik di pemerintahan yaitu berfungsi sebagai media untuk mempermudah pemerintah dalam pengambilan kebijakan dan pengelolaan pemerintahan melalui output yang dihasilkan dari SIM yang digunakan. Dalam hal ini erat kaitannya dengan kepuasan masyarakat terhadap pelayanan yang diberikan, sehingga dalam SIM terdapat mutual relation antara pemerintah dan masyarakat.

2. Sertakan uraian penjelasan ragam aspek dan pertimbangan pendekatan yang menyertai mutual relation tersebut.

Jawaban : 

Dalam soal selanjutnya yaitu mengenai ragam pendekatan yang menyertai mutual relation yang telah dipaparkan di atas. Dalam mutual relation terdapat ragam pendekatan yang dapat membantu berjalannya mutual relation di atas dengan baik. Pada pendekatan kali ini saya menggunakan pendekatan sosial yang mengacu pada aplikasi Reaksi Atas Berita Warga (RABEG) yaitu aplikasi yang dibuat oleh Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Kota Serang atau yang biasa disebut dengan RABEG. Dalam aplikasi ini tentu dapat memberikan manfaat bagi pemerintah dan masyarakat. Masyarakat Kota Serang dapat mengadukan aspirasi , keluhan, opini dan lain-lain tanpa terbatas oleh waktu, artinya disediakan 24 jam sehari, 7 hari dalam seminggu, tanpa masyarakat harus menunggu bukanya jam kantor OPD terkait. Begitu juga masyarakat tidak perlu datang langsung ke tempat OPD terkait artinya tidak terbatas oleh waktu dengan adanya aplikasi ini, masyarakat hanya perlu mengadukan aspirasi, keluhan dan lain-lain dalam aplikasi RABEG yang telah disediakan oleh Pemerintah Kota Serang. Selain itu dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat menjadi wadah bagi masyarakat untuk menyampaikan aspirasi dan keluhannya sehingga masyarakat tidak perlu demo atau unjuk rasa. Selain itu, manfaat bagi pemerintah dengan adanya aplikasi RABEG ini adanya manfaat berupa informasi akurat bagi OPD melalui harapan masyarakat. Sehingga dalam hal ini terjadi peningkatan fasilitas maupun kinerja di setiap instansi atau OPD terkait. Di samping itu, aplikasi RABEG ini menjadi media untuk mengevaluasi kinerja dari pelayanan publik yang telah diselenggarakan pemerintah setempat. Selain itu, pemerintah juga dapat melihat langsung segala bentuk keluhan masyarakat Kota Serang, hal ini tentunya dapat memudahkan pemerintah setempat karena tidak perlu turun langsung untuk mengetahui permasalahan-permasalahan yang terjadi di Kota Serang.

Dilihat dari aplikasi RABEG di atas maka, pendekatan yang tepat digunakan dalam hal ini adalah pendekatan sosial berupa pendekatan sosialisasi. Sistem Informasi Manajemen yang baik tentu perlu dibarengi oleh dukungan dari masyarakat dalam penerapannya dan sosialiasi yang tepat dan menyeluruh. Sosialisasi digunakan agar terdapat pemahaman dan pengetahuan akan aplikasi tersebut sehingga dapat diterapkan di seluruh lapisan masyarakat. Jika dilihat pada saat ini mayoritas masyarakat Kota Serang belum seluruhnya mengetahui adanya aplikasi RABEG ini, sehingga dalam pelaksanaannya aplikasi ini masih sedikit masyarakat yang memanfaatkannya. Adapun masyarakat yang sudah mengetahui akan keberadaan aplikasi ini, mereka belum mengetahui atau mengerti bagaimana menggunakan aplikasi ini. Jika berbicara tentang sosialisasi maka sosialisasi yang baik adalah sosialisasi yang dapat diterima oleh seluruh masyarakat tertuju dan disampaikan secara menyeluruh. Namun, pada kenyataannya seringkali sosialisasi yang dilakukan tidak diterima oleh semua masyarakat artinya sosialisasi yang dilakukan tidak menyeluruh.

Kurangnya pengguna atau masyarakat Kota Serang yang memanfaatkan aplikasi ini menjadi faktor penghambat bagi keberlangsungan penerapan aplikasi ini. Maka agar seluruh masyarakat Kota Serang dapat tahu dan mengerti aplikasi RABEG ini, pemerintah atau dalam hal ini DISKOMINFO Kota Serang perlu melakukan sosialisasi yang gencar kepada masyarakat Kota Serang. Adapun metode yang tepat digunakan dalam hal ini adalah metode sosialisasi Top Down. Metode ini dilakukan dengan menyampaikan sosialisasi terlebih dahulu kepada para stakeholder wilayah dan kemudian para takeholder tersebut nantinya yang akan membantu menyampaikan atau mensosialisasikan kepada masyarakat tertuju. Adapun cara melakukan sosialisasi yaitu sebagai berikut:

• Sosialisasi pertama kepada para stakeholder yang akan membantu melakukan sosialisasi selanjutnya kepada masyarakat langsung; 
• Memberikan tambahan atau masukan dan koreksi terhadap informasi yang disampaikan sesuai atau tidak denan tujuan yang hendak dicapai, dan;
• Ketika hendak melakukan sosialisasi, pastikan bahwa sosialisasi tersebut telah tersampaikan dengan baik dan sesuai dengan tujuan. Dalam penyampaiannya sosialisasi dapat dilakukan secara interpersonal kepada masyarakat.

Dengan dilaksanakannya pendekatan sosialisasi ini, diharapkan seluruh penerapan Sistem Informasi Manajemen di Kota Serang dapat berjalan dengan baik dan sesuai tujuan yang diinginkan, begitu pula masyarakat diharapkan semakin tahu dan paham terhadap aplikasi RABEG sebagai wadah untuk menampung aspirasi, keluhan, dan opini masyarakat Kota Serang. Jika semua sudah berjalan dengan baik maka hasil yang diharapkan adalah mutual relation antara pemerintah dan masyarakat Kota dapat berjalan dengan baik.

3. Berikan gambaran aktual dan faktual dengan menyertakan ilustrasi kasus aplikasi SIM yang pernah Anda paparkan dalam perkuliahan.

Jawaban :

Aplikasi RABEG (Reaksi Atas Berita Warga), yaitu aplikasi berbasis online. Sebuah aplikasi pengaduan, aspirasi, keluhan, opini, dan lain-lain yang disampaikan oleh warga melalui media sosial, kotak saran atau aduan kepada Pemerintah Kota Serang sehingga dapat dijangkau oleh semua pihak baik warga maupun Pemerintah Kota Serang. Aplikasi ini launching pada17 Maret 2018 di Alun-alun Barat Kota Serang. Diluncurkan atas dasar hukum Undang-Undang No. 11 Tahun 2018 Tentang Informatika Elektronik dan Peraturan Walikota tentang Informasi. Tujuan disediakannya aplikasi ini untuk meningkatkan pelayanan publik agar masyarakat Kota Serang dapat berpartisipasi dalam mengawasi pembangunan di Kota Serang. Dengan aplikasi yang berbasis website atau mobile diharapkan dapat mendukung perkembangan Kota Serang menuju smart city, smart people, dan smart living. Sempat di uji coba pada November tahun 2017 dan masuk 52 laporan warga. Diantaranya tentang infrastruktur jalanan, sampah, banjir, lahan parkir, dan lain-lain. Dengan aplikasi RABEG ini jugadiharapkan masyarakat dapat langsung menyampaikan pengaduan tanpa perantara, tanpa harus demo atau unjuk rasa.

Terdapat aduan yang terbagi atas tiga jenis yaitu ringan, sedang, dan berat. Aduan ringan dapat terselesaikan 1x24 jam, contohnya seperti aduan sampah, akan tetapi kategori ringan dan berat akan dikaji terlebih dahulu, dan melaporkan ke OPD yang bersangkutan. Selain itu, terdapat tindak lanjut atau status respon dari laporan masyarakat tersebut yang disimbolkan dalam tiga jenis warna, diantaranya adalah:

• Status selesai (disimbolkan dengan warna hijau), berarti laporan tersebut sudah diterima oleh pihak OPD yang bersangkutan;
• Status proses (disimbolkan dengan warna kuning), berarti keluhan masyarakat telah disampaikan kepada OPD yang bersangkutan, dan;
• Status menunggu (disimbolkan dengan warna merah), berarti keluhan yang disampaikan sedang disiapkan untuk disampaikan kepada OPD yang bersangkutan.

Gambaran Aktual dan Faktual dari Aplikasi RABEG ini adalah sebagai berikut:

* Aktual

Sumber :  https://rabeg.serangkota.go.id/_rbgportal/home

Gambar di atas adalah gambaran atau informasi aktual terkait aplikasi RABEG Kota Serang. Pada gambar di atas dapat dijelaskan bahwa informasi aktual yang dapat disampaikan adalah pada sebelah kiri terdapat 5 (lima) Laporan Warga Terbaru dalam rentang waktu 7-28 Juli 2018 dan pada sebelah kanan dalam gambar tersebut terdapat 5 (lima) Respon Pemkot Terbaru dalam rentang waktu 18-24 Juli 2018. 

            

           *Faktual

             

    Sumber: https://rabeg.serangkota.go.id/_rbgportal/home

   

Gambar di atas merupakan gambaran atau informasi faktual terkait aplikasi RABEG Kota Serang. Pada gambar di atas dapat diinformasikan mengenai Data Laporan Masuk dan Progress dari aplikasi RABEG ini. Bisa kita lihat pada sebelah kiri gambar ada Rekap Data Laporan Masuk yang bersumber dari Portal (155), Medsos (8), Kotak (0), dan Disposisi (153). Sementara itu di kanan gambar terdapat Progress dari pelayanan yang disediakan RABEG ini diantaranya dapat kita lihat progress dari Notifikasi Aduan Terbaca (96%), Penyelesaian Aduan (90%), Respon Portal Web Rabeg (93%), Respon Medsos (6%), dan Respon Kotak Aduan (0%).