SURAT DINAS (RESMI)

   A.    Pengertian

   Surat dinas adalah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan          dinas instansi.

  

   B.     Penulisan bagian surat resmi

    Bagian-bagian surat terdiri atas :

    1.      Kepala surat

                Kepala surat yang lengkap terdiri atas :

                a)      Nama instansi

                      Nama instansi ditulis dengan huruf kapital.

                b)      Alamat lengkap

                      Alamat instansi, termasuk didalamnya telepon, kotak pos, dan alamat kawat (jika ada)                         ditulis dengan huruf awal kata kapital, kecuali kata tugas.

                c)      Nomor telepon

                d)     Nomor kotak pos

                      Nomor kode pos ditulis setelh nama kota tempat instansi itu berada.

                e)      Alamat kawat

                f)       Lambang/logo

Dalam penulisan surat hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a)      Nama instansi jangan disingkat. Misalnya birodiklat, depdikbud, badan bimas, tetapi biro pendidikan dan pelatihan, departemen pendidikan dan kebudayaan, badan bimbingan masyarakat.

Contohnya :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

Jalan Daksinapati Barat IV, Rawa Mangun

Jakarta 13220

Kotak Pos 2625 Telepon 4896558, 4894564, 4894584

b)      Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln atau Jl, tetapi Jalan.

c)      Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat yaitu telepon, bukan tilpun atau telpon dan jangan pula disingkat menjadi Tlp, Tilp,  atau Telp.

d)     Kata kotak pos hendaknya ditulis dengan cermat yaitu Kotak Pos dan jangan disingkat K.Pos, atau Kot.Pos. Demikian pula jangan digunakan P.O BOX atau Post Office Box.

e)      Kota alamat kawat, hendaknya ditulis dengan cermat yaitu alamat kawat dan jangan digunakan cable address.

f)       Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai tanda titik dua (:). Sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik pada setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan suatu jumlah. Contoh :

-          Telepon        : 489.655.8

-          Kotak pos     : 265.5

 Seharusnya :

-          Telepon        : 4896558

-          Kotak pos     : 2655

2.      Tanggal

Tanggal surat ditulis secara lengkap yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota. Karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. Setelah angka tahun, tidak diikuti oleh tanda baca apapun seperti tanda titik koma, titik dan garis hubung. Selain itu perlu diperhatikan hal berikut.

1)      Nama bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan huruf. Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat. Misalnya januari, februari, agustus, atau november. Bukan jan, feb, agt atau nov.

2)      Cara penulisan alamat yang dituju

Yth. Kepala MTsN Bayah

Jalan Raya Bayah km 1 Bayah

3)      Cara penulisan salam pembuka

a.    Dengan hormat,

b.   Salam Sejahtera

c.    Salam Takzim

d.   Assalamu’alaikum wr.wb

3.      Nomor, lampiran, dan hal/perihal

4.      Alamat tujuan

5.      Salam pembuka

6.      Isi surat

7.      Salam penutup

8.      Pengirim surat

9.      Tembusan

10.  Inisial

C.     Kalimat dalam isi surat

1.      Kalimat pembuka

Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis surat biasanya menggunakan kalimat-kalimat pembuka yang disesuaikan dengan isi surat.

Beberapa contoh kalimat pembuka :

a.       Dengan surat ini kami beritahukan saudara .....

b.      Dengan ini saya mohon bantuan saudara untuk .....

c.       Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak .....

d.      Seiring dengan surat ini saya kirimkan uang dengan wesel pos sebesar .....

e.       Membalas surat ibu tanggal .....

f.       Menjawab pertanyaan anda surat anda .....

g.      Memenuhi pesanan tuan dengan surat tanggal ..... Nomor .....

h.      Menyusul surat kami tanggal ..... dengan ini kami beritahukan bahwa .....

i.        Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa .....

2.      Kalimat penutup

Kalimat penutup surat juga harus disesuaikan dengan isi surat. Kalimat penutup ini hendaknya ditempatkan secara khusus, yaitu paragraf penutup.

Beberapa contoh kalimat penutup :

a.       Atas bantuan saudara, saya sampaikan banyak terima kasih.

b.      Kami akhiri surat ini dengan ucapan terima kasih atas perhatian dan kerjasama saudara yang baik.

c.       Sekian laporan kami, mudah-udahan beroleh tanggapan dan perhatian Bapak.

d.      Semoga laporan ini dapat membantu Bapak, terima kasih saya ucapkan ataas perhatian Bapak.

  
D.    Contoh penggunaan surat

1.      Surat undangan

Surat undangan adalah surat yang berisikan ajakan atau permintaan agar siterkirim turut serta pada kegiatan yang diadakan oleh pihak pengirim surat itu.

Surat undangan antara lain ditandai oelh adanya kalimat :

Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir pada acara .....
Contoh lainnya :

Bayah, 27 Oktober 2011

Yth. Wali Kelas VIII-A

Di Sekolah

Jalan Raya Bayah-Cikotok

Assalamu’alaikum wr.wb

Dengan surat ini saya beritahukan pada Bapak/Ibu Guru disekolah, bahwa yang ber :

Nama         : Amelia

Kelas          : VIII-A

Alamat       : Bayah

Tidak bisa mengikuti pelajaran seperti biasanya. Dikarenakan ada kepentingan keluarga.

Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum wr.wb

Tanda tangan,

                                                                                                                                             JANIVAH