Laporan / Bahasa Indonesia

LAPORAN

A.  Pengertian Laporan

Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan  untuk informasi yang dibutuhkan, berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor telah  melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan.

Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif dan efisien. Kerja sama diantara atasan bawahan bisa dilakukan, dibina melalui komunikasi baik komunikasi yang berbentuk lisan maupun tulisan (laporan). Agar laporan tersebut bisa efektif mempunyai syarat-syarat yang perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik maka seseorang perlu mengetahui secara baik bagaimana pembuatan format laporan yang sempurna. Sehingga dengan laporan yang terformat bagus akan bisa bermanfaat baik dalam komunikasi maupun dalam mencapai tujuan organisasi. Pengertian laporan menurut para ahli :

1.   Menurut Mulyadi (2008) menuliskan, laporan adalah keluaran sistem informasi akuntansi dan berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.

2. Menurut Rama dan Jones (2008) berpendapat, laporan adalah presentasi data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik.

B.   Fungsi Laporan

·      pertanggungjawaban bagi orang yang diberi tugas

·      landasan pimpinan dalam mengambil kebijakan/keputusan

·      alat untuk melakukan pengawasan

·      dokumen sebagai bahan studi dan pengalaman bagi orang lain.

C.  Tujuan Laporan

·      Mengenalpasti masalah 

·      Memberikan maklumat dan fakta 

·      Mencadangkan penyelesaian 

·      Mencadangkan tindakan yang perlu dilakukan 

·      Membuat kesimpulan 

·      Menilai sesuatu penyelidikan atau aktiviti 

·      Membuat rekod sesuatu peristiwa 

·      Menganalisi aktiviti perniagaan

·      Mensintesis sesuatu pelan tindakan 

·      Menghuraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dll. 

D.  Manfaat Laporan

1.    Dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan.

2.    Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya.

3.    Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan.

4.    Data sejarah perkembangan satuan yang bersangkutan dan lain-lain

E.   Macam-Macam Laporan

·      Laporan berdasarkan waktu

1)   Laporan berkala adalah laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan.

2)   Laporan insidental adalah laporan yang dibuat apabila diperlukan

·      Laporan berdasarkan bentuk

1)   Laporan berbentuk surat adalah laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah

2)   Laporan berbentuk naskah adalah laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.

3)   Laporan berbentuk memo adalah laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

4)      laporan berbentuk buku

5)      laporan berbentuk formulir

·      Laporan berdasarkan penyampaian

1)   Laporan lisan adalah laporan yang disampaikan secara langsung

2)   Laporan tertulis adalah contoh: surat, naskah dan memo

3)   Laporan visual adalah laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh: disampaikan melalui media presentasi (power point)

·      Laporan berdasarkan sifat

1)   Laporan biasa adalah laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif

2)   Laporan penting adalah laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.

·      Laporan berdasarkan isinya

1)   Laporan informatif adalah yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.

2)   Laporan rekomendasi adalah laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.

3)   Laporan analisa adalah laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.

4)   Laporan kelayakan adalah laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik. Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative di analisisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik

5)   Laporan pertanggungjawaban adalah laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut. di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif).

F.   Ciri-Ciri Laporan

1)   Ringkas
Dalam laporan yang ditulis hanya mengemukakan hal-hal pokok secara ringkas yang berhubungan dengan tugasnya sehingga penerima laporan segera mengetahui permasalahannya.

2)   Lengkap.
Laporan dapat semakin sempurna jika dilengkapi dengan bibliografi atau sumber kepustakaan.

3)   Logis.
Laporan dianggap logis jika keterangan yang dikemukakannya dapat ditelusuri alasan-alasannya yang masuk akal.

4)   Sistematis.
Laporan dianggap sistematik jika keterangan yang tulisannya disusun dalam satuan-satuan yang berurutan dan saling berhubungan.

G.  Dasar-Dasar Membuat Laporan

1.    Clear
Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca.

2.    Mengenai sasaran permasalahannya
Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga hal dalam penyusunan kata-kata maupun kalimat harus jelasm singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.

3.    Lengkap (complete)
Kelengkapan tersebut menyangkut :

·      Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda tanya

·      Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan

4.    Tepat waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuatan laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan.

5.    Tetap (consistent)
Laporan yang didukung data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima.

6.    Objective dan Factual
Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.

7.    Harus ada proses timbal balik

·      Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat si pembaca

·      Jika si pembaca memberikan respon berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan

H.  Sistematika Laporan

     Laporan lengkap yang lengkap, harus dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa ( what ), mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ), bagaimana ( how ). Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :

1.    Pendahuluan
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
1) Latar belakang kegiatan.
2) Dasar hukum kegiatan.
3) Apa maksud dan tujuan kegiatan.
4) Ruang lingkup isi laporan.

2.    Isi Laporan
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :
1) Jenis kegiatan.
2) Tempat dan waktu kegiatan.
3) Petugas kegiatan.
4) Persiapan dan rencana kegiatan.
5) Peserta kegiatan.
6) Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
7) Kesulitan dan hambatan.  Hasil kegiatan.
9) Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.

3.    Penutup
Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.

I.     Elemen Rancangan Laporan

·      Menurut Rama dan Jones (2008, p296), elemen rancangan laporan terdiri dari:

1.  Report footer, bagian diakhir laporan sering digunakan untuk menampilkan seluruh angka-angka ringkasan, seperti total semuanya, untuk seluruh data dilaporan.

2.  Report header, bagian laporan yang digunakan untuk mendapatkan informasi, seperti judul tanggal diawal laporan.

3.  Group footer, bagian dari laporan yang mengikuti rincian kelompok, contoh : menghitung sub total.

4. Group header, bagian dari laporan yang mengikuti rincian kelompok dan biasanya digunakan untuk menentukan nama kelompok.

5.    Group detail, laporan status perincian berkelompok.

6. Group detail status report, laporan yang menampilkan data ringkasan dan data saldo mengenai barang, jasa atau agent.

7.  Group event detail repot, laporan yang memiliki perincian kelompok dan yang menampilkan daftar kejadian selama satu periode biasanya disusun menurut barang, jasa, atau agent.

·      Menurut Narko (2007 ,p278), elemen rancangan laporan terdiri dari :

1.    Header laporan (report header) menunjukkan informasi yang diterapkan pada seluruh laporan (misalnya nama laporan perusahaan, tanggal laporan, dan nomor halaman)

2.    Header halaman (page header) dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak dibagian atas setiap halaman.

3.    Footer halaman (page footer) tampak dibagian bawah setiap halaman dan biasanya mencakup nomor halaman

4.    Footer laporan (report folder) terlihat satu kali dibagian akhir laporan biasanya digunakan untuk menyajikan informasi ringkasan seperti total semuanya

5.    Perincian laporan (repot detail) berisi informasi utama dilaporan, biasanya menyajikan data mengenai berbagai entitas (kejadian, agent, produk, dan jasa)

J.    Tipe Laporan

·      Menurut Rama dan Jones (2008) tipe – tipe laporan :

1.    Simple event list, laporan yang menyediakan daftar kejadian sederhana selama satu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa mengelompokkan atau sub total.

2.    Simple list, satu daftar kejadian atau daftar acuan sedeherhana.

3.  Single entity report, laporan yang hanya menyediakan perincian mengenai satu entitas seperti barang, jasa, agen atau kejadian.

4.    Status report, laporan yang menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa atau agen.

5.  Summary report, laporan yang meringkas data kejadian untuk sekelompok record terkait selama periode tertentu.

6. Summary status report, laporan yang medaftar data acuan dan data ringkasan mengenai barang dan jasa atau agent.

·      Menurut Narko (2007), 4 model laporan berdasarkan pada organisasi data di laporan, yaitu :

a.    Laporan daftar sederhana (Simple list report) adalah daftar transaksi penjualan

b. Laporan perinccian yang dikelompokkan (grouped detail report) adalah daftar transaksi penjualan yang dikelompokkan menurut jenis produk yang dijual dengan subtotal untuk setiap jenis produk.

c.  Laporan ringkasan (summary report) hanya memberikan ringkasan angka-angka penjualan seperti total penjualan untuk setiap produk tanpa mendaftar masing – masing transaksi penjualan

d.  Laporan entitas tunggal (single entity report) seperti faktur penjualan hanya memberikan perincian megenai satu kejadian

K.  Langkah-langkah membuat laporan

1.    Menentukan masalah yang akan dilaporkan

2.    Mengumpulkan bahan, data dan fakta

3.    Mengklasifikasi data

4.    Mengevaluasi dan mengolah data

5.    Membuat kerangka laporan