A. Pengertian Laporan
Laporan
adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada
dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang
ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau
keterangan untuk informasi yang dibutuhkan, berdasarkan keadaan
objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau
dirasakan sendiri) ketika si pelapor telah melakukan suatu kegiatan
atau pekerjaan.
Laporan
mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu
organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari
keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan
dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan,
ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan
suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana
secara effektif dan efisien. Kerja sama diantara atasan bawahan bisa dilakukan,
dibina melalui komunikasi baik komunikasi yang berbentuk lisan maupun tulisan
(laporan). Agar laporan tersebut bisa efektif mempunyai syarat-syarat yang
perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik maka seseorang perlu
mengetahui secara baik bagaimana pembuatan format laporan yang sempurna.
Sehingga dengan laporan yang terformat bagus akan bisa bermanfaat baik dalam
komunikasi maupun dalam mencapai tujuan organisasi. Pengertian
laporan menurut para ahli :
1. Menurut Mulyadi
(2008) menuliskan, laporan adalah keluaran sistem informasi akuntansi dan
berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
2. Menurut Rama
dan Jones (2008) berpendapat, laporan
adalah presentasi data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik.
B.
Fungsi
Laporan
· pertanggungjawaban
bagi orang yang diberi tugas
· landasan
pimpinan dalam mengambil kebijakan/keputusan
· alat
untuk melakukan pengawasan
· dokumen
sebagai bahan studi dan pengalaman bagi orang lain.
C. Tujuan Laporan
· Mengenalpasti
masalah
· Memberikan
maklumat dan fakta
· Mencadangkan
penyelesaian
· Mencadangkan
tindakan yang perlu dilakukan
· Membuat
kesimpulan
· Menilai
sesuatu penyelidikan atau aktiviti
· Membuat
rekod sesuatu peristiwa
· Menganalisi
aktiviti perniagaan
· Mensintesis
sesuatu pelan tindakan
· Menghuraikan
sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dll.
D. Manfaat Laporan
1. Dasar
penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan.
2. Bahan
penyusunan rencana kegiatan berikutnya.
3. Mengetahui
perkembangan dan proses peningkatan kegiatan.
4. Data
sejarah perkembangan satuan yang bersangkutan dan lain-lain
E.
Macam-Macam
Laporan
·
Laporan berdasarkan
waktu
1) Laporan
berkala adalah laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka
waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh :
laporan kehadiran karyawan setiap bulan.
2) Laporan
insidental adalah laporan yang dibuat apabila diperlukan
· Laporan berdasarkan bentuk
1) Laporan
berbentuk surat adalah laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat,
isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang
keluar dari suatu sekolah
2) Laporan
berbentuk naskah adalah laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah
pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.
3) Laporan
berbentuk memo adalah laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi
laporan pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.
4)
laporan berbentuk buku
5)
laporan berbentuk formulir
·
Laporan berdasarkan
penyampaian
1) Laporan
lisan adalah laporan yang disampaikan secara langsung
2) Laporan
tertulis adalah contoh: surat, naskah dan memo
3) Laporan
visual adalah laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh: disampaikan
melalui media presentasi (power point)
· Laporan berdasarkan sifat
1) Laporan
biasa adalah laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga
jika laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif
2) Laporan
penting adalah laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya
orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.
· Laporan berdasarkan isinya
1) Laporan
informatif adalah yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan
bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya
adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
2) Laporan
rekomendasi adalah laporan yang di samping memberikan informasi juga
menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul
yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap
diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
3) Laporan
analisa adalah laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa
pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam.
Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
4) Laporan
kelayakan adalah laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan
atau pemilihan mana yang terbaik. Pelapor menganalisis suatu situasi atau
masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak
atau tidak. Berbagai alternative di analisisis, kemudian ditentukan mana yang
lebih baik
5) Laporan
pertanggungjawaban adalah laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas
seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut. di mana si
pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress
report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif).
F.
Ciri-Ciri
Laporan
1) Ringkas
Dalam laporan yang ditulis hanya mengemukakan hal-hal pokok secara ringkas yang berhubungan dengan tugasnya sehingga penerima laporan segera mengetahui permasalahannya.
Dalam laporan yang ditulis hanya mengemukakan hal-hal pokok secara ringkas yang berhubungan dengan tugasnya sehingga penerima laporan segera mengetahui permasalahannya.
2) Lengkap.
Laporan dapat semakin sempurna jika dilengkapi dengan bibliografi atau sumber kepustakaan.
Laporan dapat semakin sempurna jika dilengkapi dengan bibliografi atau sumber kepustakaan.
3) Logis.
Laporan dianggap logis jika keterangan yang dikemukakannya dapat ditelusuri alasan-alasannya yang masuk akal.
Laporan dianggap logis jika keterangan yang dikemukakannya dapat ditelusuri alasan-alasannya yang masuk akal.
4) Sistematis.
Laporan dianggap sistematik jika keterangan yang tulisannya disusun dalam satuan-satuan yang berurutan dan saling berhubungan.
Laporan dianggap sistematik jika keterangan yang tulisannya disusun dalam satuan-satuan yang berurutan dan saling berhubungan.
G. Dasar-Dasar Membuat Laporan
1. Clear
Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca.
Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca.
2. Mengenai
sasaran permasalahannya
Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga hal dalam penyusunan kata-kata maupun kalimat harus jelasm singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.
Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga hal dalam penyusunan kata-kata maupun kalimat harus jelasm singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.
3. Lengkap
(complete)
Kelengkapan tersebut menyangkut :
Kelengkapan tersebut menyangkut :
· Permasalahan
yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda
tanya
· Pembahasan
urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan
diselesaikan
4. Tepat
waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuatan laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan.
Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuatan laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan.
5. Tetap
(consistent)
Laporan yang didukung data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima.
Laporan yang didukung data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima.
6. Objective
dan Factual
Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.
Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.
7. Harus
ada proses timbal balik
· Laporan
yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan
minat si pembaca
· Jika
si pembaca memberikan respon berarti menunjukkan adanya proses timbal balik
yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan
H. Sistematika Laporan
Laporan lengkap yang lengkap, harus dapat menjawab semua
pertanyaan mengenai : apa ( what ), mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana (
where ), kapan ( when ), bagaimana ( how ). Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah
memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
1) Latar belakang kegiatan.
2) Dasar hukum kegiatan.
3) Apa maksud dan tujuan kegiatan.
4) Ruang lingkup isi laporan.
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
1) Latar belakang kegiatan.
2) Dasar hukum kegiatan.
3) Apa maksud dan tujuan kegiatan.
4) Ruang lingkup isi laporan.
2. Isi Laporan
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :
1) Jenis kegiatan.
2) Tempat dan waktu kegiatan.
3) Petugas kegiatan.
4) Persiapan dan rencana kegiatan.
5) Peserta kegiatan.
6) Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
7) Kesulitan dan hambatan. Hasil kegiatan.
9) Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :
1) Jenis kegiatan.
2) Tempat dan waktu kegiatan.
3) Petugas kegiatan.
4) Persiapan dan rencana kegiatan.
5) Peserta kegiatan.
6) Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
7) Kesulitan dan hambatan. Hasil kegiatan.
9) Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.
3. Penutup
Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.
Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.
I.
Elemen
Rancangan Laporan
·
Menurut Rama dan Jones (2008, p296), elemen
rancangan laporan terdiri dari:
1. Report
footer, bagian diakhir laporan sering digunakan
untuk menampilkan seluruh angka-angka ringkasan, seperti total semuanya, untuk
seluruh data dilaporan.
2. Report
header, bagian laporan yang digunakan untuk mendapatkan
informasi, seperti judul tanggal diawal laporan.
3. Group
footer, bagian dari laporan yang mengikuti rincian
kelompok, contoh : menghitung sub total.
4. Group
header,
bagian dari laporan yang mengikuti rincian kelompok dan biasanya digunakan
untuk menentukan nama kelompok.
5. Group
detail, laporan status perincian berkelompok.
6. Group
detail status report, laporan yang menampilkan data ringkasan dan
data saldo mengenai barang, jasa atau agent.
7. Group
event detail repot, laporan yang memiliki perincian kelompok
dan yang menampilkan daftar kejadian selama satu periode biasanya disusun
menurut barang, jasa, atau agent.
·
Menurut Narko (2007 ,p278), elemen rancangan
laporan terdiri dari :
1.
Header laporan (report header) menunjukkan
informasi yang diterapkan pada seluruh laporan (misalnya nama laporan
perusahaan, tanggal laporan, dan nomor halaman)
2.
Header halaman (page header) dapat digunakan
untuk menentukan informasi yang tampak dibagian atas setiap halaman.
3.
Footer halaman (page footer) tampak dibagian
bawah setiap halaman dan biasanya mencakup nomor halaman
4.
Footer laporan (report folder) terlihat satu
kali dibagian akhir laporan biasanya digunakan untuk menyajikan informasi
ringkasan seperti total semuanya
5.
Perincian laporan (repot detail) berisi
informasi utama dilaporan, biasanya menyajikan data mengenai berbagai entitas
(kejadian, agent, produk, dan jasa)
J.
Tipe
Laporan
·
Menurut Rama dan Jones (2008) tipe – tipe
laporan :
1. Simple
event list, laporan yang menyediakan daftar kejadian
sederhana selama satu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau
nomor transaksi tanpa mengelompokkan atau sub total.
2. Simple
list, satu daftar kejadian atau daftar acuan
sedeherhana.
3. Single
entity report, laporan yang hanya menyediakan perincian
mengenai satu entitas seperti barang, jasa, agen atau kejadian.
4. Status
report, laporan yang menyediakan data ringkasan
mengenai barang, jasa atau agen.
5. Summary
report, laporan yang meringkas data kejadian untuk
sekelompok record terkait selama periode tertentu.
6. Summary
status report, laporan yang medaftar data acuan dan data
ringkasan mengenai barang dan jasa atau agent.
·
Menurut Narko (2007), 4 model laporan
berdasarkan pada organisasi data di laporan, yaitu :
a. Laporan
daftar sederhana (Simple list report) adalah daftar transaksi penjualan
b. Laporan
perinccian yang dikelompokkan (grouped detail report) adalah daftar transaksi
penjualan yang dikelompokkan menurut jenis produk yang dijual dengan subtotal
untuk setiap jenis produk.
c. Laporan
ringkasan (summary report) hanya memberikan ringkasan angka-angka penjualan
seperti total penjualan untuk setiap produk tanpa mendaftar masing – masing
transaksi penjualan
d. Laporan
entitas tunggal (single entity report) seperti faktur penjualan hanya
memberikan perincian megenai satu kejadian
K. Langkah-langkah
membuat laporan
1. Menentukan
masalah yang akan dilaporkan
2. Mengumpulkan
bahan, data dan fakta
3. Mengklasifikasi
data
4. Mengevaluasi
dan mengolah data
5. Membuat
kerangka laporan